DATEV-Schnittstelle: Welche Wege es gibt und was Sie selbst automatisieren können

Eine DATEV-Schnittstelle ist jeder von DATEV dokumentierte Weg, auf dem Daten aus anderen Programmen in DATEV ankommen. Dazu zählen Beleg-Uploads, die DATEV-Datenservices, Dateien im DATEV-Format, den Bankdatenservice und eigene Anbindungen über das DATEV Developer Portal. Ohne eigenes Softwareprodukt automatisieren Sie den Teil davor: Belege einsammeln, prüfen, benennen und über einen dieser Wege weitergeben.

Welche Wege führen Daten nach DATEV?

DATEV Unternehmen online ist die Plattform für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Kanzlei. DATEV unterscheidet dort zwei Gruppen von Schnittstellen: Datenservices, bei denen Ihre Software die Übertragung anstößt, und Datei-Schnittstellen, bei denen Sie eine Datei exportieren und übertragen. Dazu kommen Beleg-Uploads, der Bankdatenservice und eigene API-Anbindungen, also Programmierschnittstellen zwischen Ihrer Software und DATEV.

Ein Buchungsstapel ist eine Datei mit vielen Buchungssätzen. Im Alltag eines Unternehmens heißt das: Lieferantenrechnungen gehen per Upload Mail an DATEV, Ausgangsrechnungen über den Datenservice des Rechnungsprogramms, falls es einen hat. Kontoumsätze holt der Bankdatenservice direkt bei der Bank ab.

Was können Sie selbst automatisieren?

Ohne eigene API-Anbindung automatisieren Sie die Strecke vor DATEV. Ein Werkzeug wie n8n oder Make sammelt nach festen Regeln Belege aus Postfächern und Ordnern und prüft sie. Dann schickt es sie per DATEV Upload Mail an DATEV Unternehmen online. Buchungen aus eigenen Programmen exportieren Sie als Datei im DATEV-Format, die Ihre Kanzlei in DATEV Rechnungswesen einliest.

Laut DATEV-Hilfe zu Upload Mail kommen Belege als Anhang von einer freigeschalteten Absenderadresse an eine DATEV-Zieladresse. Diese Zieladresse gibt es je Mandant (bei DATEV: Bestand) und Belegtyp, etwa für Rechnungseingang. Erlaubt sind PDF und TIF, je Mail 1 bis 50 Dateien und höchstens 20 MB.

ZUGFeRD-Rechnungen, also PDFs mit eingebetteten Rechnungsdaten, nimmt Upload Mail an. XRechnungen, also reine XML-Dateien, nicht. Diese nehmen Upload online und Belegtransfer an, per Mail geht das über den E-Mail-Zugang der DATEV E-Rechnungsplattform.

Was Kanzleien davon haben

Schicken Mandanten Belege an ein gemeinsames Postfach, verteilt ein Workflow sie anhand der Absenderadresse je Mandant an die passende Zieladresse. Soll er auch den Belegtyp aus dem Inhalt erkennen, liest eine KI den Beleg. Dann ist es ein Hybrid-Fall.

Unsere Einschätzung: Der Engpass liegt selten in der Übertragung, die DATEV gut abdeckt. Er liegt im Einsammeln aus vielen Quellen, im Erkennen von Doppelten und bei Ausnahmen. Genau dafür lohnen feste Abläufe.

Wann lohnt sich eine eigene API-Anbindung?

Für ein einzelnes Unternehmen oder eine Kanzlei selten. Das DATEV Developer Portal steht jedem Unternehmen offen. Für den Echtbetrieb einer Online-API, bei DATEV Datenservice genannt, verlangt DATEV aber ein begleitetes Freigabeverfahren (Onboarding) mit Abnahme. Das gilt auch bei reiner Eigennutzung, ein vereinfachtes Verfahren gibt es nicht.

Ein Beispiel: Will eine Kanzlei ihr Mandantenportal direkt an DATEV anbinden, gilt für sie dasselbe Verfahren wie für einen Softwarehersteller. Laut FAQ des DATEV Developer Portals entwickeln Sie zuerst in einer Testumgebung. Dann prüft DATEV die Lösung in einem Termin und schaltet sie frei. Baut ein Dienstleister für Sie, empfiehlt DATEV: Legen Sie das Firmenkonto im Portal, bei DATEV „Organisation“, selbst an und bleiben Sie Eigentümer. Partner im DATEV-Marktplatz wird nur, wer bereits einen Datenservice erfolgreich integriert hat.

Was kostet eine DATEV-Schnittstelle?

Das hängt vom Weg ab. Eine eigene API-Anbindung kostet laut DATEV einmalig ab 1.500 Euro zzgl. USt für das erste Onboarding, dazu kommen laufende Kosten je Nutzung. Für Upload Mail brauchen Sie einen Vertrag für DATEV Unternehmen online, dessen Kosten Sie mit Ihrer Kanzlei klären. Bei n8n oder Make zählen Quellen, Sonderfälle und der Betrieb.

In den 1.500 Euro sind vier Stunden Beratung enthalten, jede weitere angefangene Stunde kostet 210 Euro zzgl. USt. Die Tarife je API-Aufruf zeigt DATEV beim Abonnieren, die Preise der Datenservices stehen in der DATEV-Preisliste. Bezahlt werden sie in der Regel von Kanzlei oder Mandant. Ein eigenes DATEV-Testsystem kann weitere Kosten verursachen.

Praxisbeispiel: Eingangsrechnungen aus mehreren Postfächern

Das Beispiel zeigt einen typischen Ablauf, keinen konkreten Kunden. Ein Unternehmen erhält Rechnungen in zwei Postfächern und als Downloads aus Lieferantenportalen, die Kanzlei bucht in DATEV. Ein Workflow in n8n sammelt ein und übergibt. Die Buchung bleibt bei der Kanzlei.

1. Neue Mails und Dateien abholen, Anhänge herauslösen.
2. Dateityp prüfen. PDF und TIF gehen weiter, XRechnungen an den E-Mail-Zugang der DATEV E-Rechnungsplattform, sofern Sie diese nutzen. Alles andere kommt auf eine Ausnahmeliste.
3. Dateinamen nach festem Schema bilden, etwa Eingangsdatum und Absender. Der Inhalt bleibt unverändert.
4. Identische Dateien über einen Datei-Fingerabdruck (Hash) gegen das Protokoll prüfen.
5. Von der freigeschalteten Absenderadresse an die Zieladresse für Rechnungseingang senden.
6. Jeden Versand protokollieren. Ablehnungsmails von DATEV werden zur Aufgabe für eine Person.

Der Nutzen: Belege aus allen angebundenen Quellen kommen einheitlich benannt an, keine Datei geht doppelt raus, jede Übergabe ist protokolliert. Kommt dieselbe Rechnung als Mailanhang und als Portal-Download, erkennt der Fingerabdruck das nicht. Dafür müssten Rechnungsnummer und Lieferant ausgelesen werden.

Wie eine sachliche Freigabe davor aussieht, zeigt der Artikel zur Rechnungsfreigabe.

Grenzen und Risiken

Technisch droht vor allem ein stiller Fehler: DATEV lehnt eine Mail ab, und niemand bemerkt es. Rechtlich zählt, dass E-Rechnungen im Original erhalten bleiben und der Ablauf nachvollziehbar ist. Kanzleien beachten zusätzlich das Berufsrecht, sobald ein Dienstleister Zugang zu Mandantendaten erhält.

Technisch: Upload Mail lehnt laut DATEV-Hilfe Mails ohne Anhang ab, ebenso verschlüsselte oder kennwortgeschützte Anhänge. Das gilt auch für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung per PGP oder S/MIME. Die freigeschaltete Adresse muss technisch als Absender (MAIL FROM) beim DATEV-Server ankommen, sonst weist er die Mail ab. Prüfen Sie das, wenn n8n über einen anderen Mailserver versendet. Verarbeitet wird nur der Anhang, Hinweise im Mailtext erreichen die Kanzlei also nicht.

Rechtlich, für Unternehmen: Laut FAQ der Bundessteuerberaterkammer zur E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung unverändert aufbewahrt werden. E-Rechnungen sind mindestens acht Jahre elektronisch aufzubewahren, Abruf und Eingang sollen dokumentiert sein. Ein festes Ablageschema nennt die BStBK selbst als Teil einer Ablage nach den GoBD, den Buchführungsregeln der Finanzverwaltung. Den Dateiinhalt verändern Sie nie. Eine XRechnung geben Sie nie nur als selbst erzeugtes PDF weiter.

Rechtlich, für Kanzleien: Erhält ein Dienstleister Zugang zu Mandantendaten, etwa weil er den Workflow betreibt, gilt § 62a StBerG. Er verlangt einen Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Sitzt der Dienstleister im Ausland, muss der Geheimnisschutz dort dem deutschen vergleichbar sein (Abs. 4). Ob schon der Anbieter einer Cloud-Plattform oder eines KI-Modells als Dienstleister zählt, klären Sie vor dem Start. Die Datenschutzvorschriften gelten daneben weiter.

Dieser Text ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Lohnt sich das für Sie?

Feste Abläufe vor DATEV lohnen sich, wenn Belege aus mehreren Quellen kommen und das Einsammeln heute Handarbeit ist. Bietet Ihre Software bereits einen DATEV-Datenservice, nutzen Sie zuerst diesen. Eine eigene API-Anbindung lohnt sich erst, wenn Sie eine Software dauerhaft für viele Anwender mit DATEV verbinden.

Wir bauen für Unternehmen und Steuerkanzleien die festen Abläufe vor DATEV: Belege einsammeln, prüfen, benennen und über den passenden DATEV-Weg übergeben, mit Protokoll und Ausnahmeliste.

Zuletzt aktualisiert: 1. November 2026